Van facturen maken naar facturen nakijken
Niels Moons
Geen dertien in een dozijn marketingbureau
Wolfish is een performancemarketingbureau uit Genk. Hun aanpak start met een digitale audit van website, sociale media en alle andere online kanalen van hun klanten. Op basis daarvan bouwen ze een strategie die meetbare resultaten oplevert. Digitale strategie, performance marketing, copywriting, tracking en visuele content, alles gebeurt onder één en hetzelfde dak, zodat elke stap op de vorige voortbouwt.
Als bureau functioneert Wolfish als een echte roedel waarin klanten integraal deelnemen. Klanten blijven betrokken én behouden zelf de controle over hun communicatie.
Facturatie die niet meer kon volgen.
Bij Wolfish vertrokken de facturen vanuit een centrale Google Sheet. Elke maand opnieuw; uren verzamelen, nakijken, aanvullen, omzetten. Werk dat geen enkele klant ooit te zien krijgt, maar waar wel veel uren in kropen.
Het pijnpunt zat breder dan de facturatie. Google Workspace, een CRM, de website, projectmanagement, de boekhouding, elk stuk software deed zijn werk, maar de gegevens stonden op meerdere plaatsen tegelijk. Nergens dus helemaal. Bij het factureren kwam dat het scherpst naar boven. De verplichte invoering van Peppol was de aanleiding om er iets aan te doen.
We zijn een bureau van doeners, niet van administratie. Die hoort op de achtergrond te lopen.
De aanpak: eerst de processen, dan de software
Elk traject start met de Barabas Blueprint: een grondige analyse van de behoeften en van de pijnpunten in de bestaande processen. Op basis daarvan kozen we voor Odoo, aangevuld met maatwerk voor wat Odoo niet standaard doet. De rode draad doorheen alles is dezelfde: elke terugkerende handeling korter maken en dubbel werk laten verdwijnen.
Eén keer per maand, zonder dat iemand het opstart.
Wolfish werkt met terugkerende contracten waar bijna altijd iets eenmaligs in zit: een opstart, een campagne, een productie. Precies die combinatie maakte de Google Sheet elke maand opnieuw nodig. Wat loopt door? Wat is eenmalig? Wat is vorige maand blijven liggen?
Dat onderscheid zit nu in de overeenkomst zelf. Elke lijn is terugkerend of eenmalig, en het systeem weet wat het daarmee moet doen. Op de eerste van de maand haalt een automatisatie de eenmalige posten uit alle lopende contracten, maakt de facturen aan, boekt ze en stuurt ze naar de klant. Niemand die op een knop duwt.
Ook de datums houden zichzelf bij. Je zet één keer wanneer de opstartfactuur valt; de eerste terugkerende factuur schuift automatisch mee naar de maand erna. Twee datums, één handeling.
En de controle is niet verdwenen, ze is gewoon naar voren geschoven. Op de orderlijst staat per contract wanneer de volgende factuur valt en voor welk bedrag, met een totaal onderaan en een filter voor deze en volgende maand. Het team ziet de maandafsluiting dus staan vóór ze vertrekt, in plaats van ze te moeten maken.
Voor: Google Sheets
Elke maand opnieuw: uren verzamelen, nakijken, aanvullen, omzetten. Wie is al gefactureerd, wat bleef vorige maand liggen? Werk dat geen enkele klant ooit te zien krijgt.
Dezelfde maandafsluiting, twee keer: links zoals ze was, rechts zoals ze nu loopt. Sleep naar links of rechts voor meer info.
Na: Odoo 18
Eén lijst met alles wat klaarstaat: orderdatum, klant, verkoper, totaal, factuurdatum en het bedrag dat nog factureerbaar is — met de som onderaan. Nakijken in plaats van samenstellen.
Prijzen die je vooraf inplant en vanzelf terugvallen.
Een campagne die drie maanden intenser loopt. Een budget dat tijdens de zomer wat naar beneden zakt. Bij een maandelijkse facturatie betekent dat normaal: de prijs aanpassen, en er in september aan denken om ze terug te zetten. Die tweede helft vergeet iedereen weleens.
Op elke abonnementslijn kan je nu een periode inplannen: van wanneer tot wanneer, met welke prijs en welke hoeveelheid. Vlak voor de maandelijkse facturatie neemt de lijn de waarde van die periode over. Loopt de periode af, dan valt ze uit zichzelf terug op de standaardprijs. Die standaard wordt automatisch bewaard zodra de overeenkomst wordt opgeslagen, zodat er altijd iets is om naar terug te keren.
De klant ziet in zijn portaal per lijn of iets terugkerend is of eenmalig. En op de factuur staat alleen wat hij moet lezen: de automatisch gegenereerde periodeteksten van Odoo werden eruit gehaald.
Verkoop getekend, project staat er al. Met de juiste mensen erop.
Een nieuw traject begon vroeger met een half uur kopiëren: project aanmaken, takenlijst overnemen, kolommen instellen, en dan rondvragen wie wat opneemt.
Zodra een verkooporder bevestigd wordt, staat het project er nu. Opgebouwd vanuit de template die aan het verkochte traject hangt, met de volledige takenstructuur, de vaste kolommen en een naam waar de klant in staat in plaats van een ordernummer. Elke taak is meteen gekoppeld aan de verkooporder, zodat de tijd die erop gaat later mee kan factureren.
Dan het stuk dat het meeste werk scheelt. Elke taak heeft labels: copy, tracking, design, media. Elke medewerker draagt zijn eigen vakgebieden als labels op zijn profiel. Waar die twee elkaar raken, wordt de taak automatisch aan de juiste persoon toegewezen. Een nieuw project komt dus niet als een lege template binnen.
Verhuist een klant naar een ander team, dan herverdeelt één wizard het volledige project volgens diezelfde regel, met de teamleider als nieuwe projectverantwoordelijke. En de Google Drive-map van het project opent rechtstreeks vanaf de projectkaart, zodat bestanden en werk bij elkaar blijven.
Het resultaat: maatwerk dat het werk korter maakt
Het verschil zit in de aanpak. Wolfish kreeg geen systeem opgelegd waaraan het bureau zich moest aanpassen: de processen kwamen eerst, en de technologiemix volgde beoordeeld op budget, schaalbaarheid en flexibiliteit.
Omdat het maatwerk bovenop een sterk, modern platform is gebouwd en niet ernaast, evolueren boekhouding en elektronische facturatie gewoon mee. Minder losse tools, minder administratie, en tijdregistratie die ontstaat waar het werk gepland wordt.