Odoo werd aangepast aan Euralpack, niet omgekeerd.

Euralpack, sinds 1993

Vanuit Schoten maakt Euralpack voedingsverpakkingen voor meer dan 3.000 klanten: dieptrekfolies, deksels, schalen, vacuüm- en kookzakken. De aanpak van Euralpack draait om persoonlijk advies, technische expertise en duurzaamheid. Elke oplossing wordt afgestemd op houdbaarheid, presentatie en de meest duurzame, recycleerbare materialen. Standaardproducten liggen op voorraad voor een snelle service, terwijl maatwerk samen met de klant wordt uitgewerkt. Van ontwerp tot eindproduct, steeds vanuit één belofte: smaakvolle inhoud, duurzame verpakking.

Waar het begon te wringen?

Alles liep. Alleen liep het elke keer via een omweg. De historiek van een klant en de gemaakte afspraken zaten deels in Globis en deels in de persoonlijke mailbox. Wanneer een klant vroeg naar een oude bestelbon, moest er gezocht worden. Stond deze nu in Globis of was het die aanpassing die we per mail hadden ontvangen? Het probleem was niet het gebrek aan informatie, maar wel het gebrek aan één centrale plek waar alles samenkwam.

En een kant-en-klaar pakket bestond niet

Voor voedingsverpakkingen bestaat er geen pakket dat je uit de doos haalt en aanzet. Euralpack wist dat en had er door de jaren heen al werk van gemaakt: een op maat gebouwde versie van FileMaker Pro, ontwikkeld door Globis. Dat pakket deed lang wat het moest doen. Alleen werd de versie die Euralpack gebruikte langzaam afgebouwd en vervangen door een nieuwe cloudversie. Voor Euralpack was dat een mooie kans om de markt op te gaan, op zoek naar een modern ERP-systeem dat kan meegroeien met het bedrijf en met de verpakkingssector.

Van lastenboek naar blueprint

Euralpack had zelf uitgeschreven wat het nodig had. Wat nog ontbrak, was een partner die dat lastenboek kon omzetten in een echte blueprint voor de implementatie. Iemand die de werkwijze van Euralpack tot in de details wilde begrijpen, in plaats van het bedrijf een pakket op te leggen.

Dat werd Barabas.

Wij begonnen daarom niet bij de software. Eerst volgden we alle flows van begin tot eind. Wie geeft welke informatie door? Waar wordt iets een tweede keer ingetikt? Welke informatie moet op welk moment klaarstaan? En wanneer moet iemand bellen om te weten hoe ver het staat? Samen met het lastenboek leverde die doorlichting een scherpe afbakening op van wat we zouden bouwen en wat niet. Onze blueprint for better business.

Twee dingen bleven overal gelden: elke handeling die dagelijks terugkomt moet korter, en elke fout wordt tegengehouden waar ze ontstaat. Wat het team daarmee wint, merkt de klant van Euralpack ook.

Eén klant, één scherm

We zorgden ervoor dat alle relevante klantinformatie centraal staat. Wat je van een ERP-systeem verwacht, staat er: de klantgegevens, de gerelateerde contacten, de lopende projecten en klachten, de verkoop- en aankoophistoriek. Maar ook wat specifiek nodig is voor Euralpack. De productcodes die de klant zelf gebruikt en de historiek van welke technische fiche wanneer naar wie is gestuurd.

Voor het team betekent dat sneller en persoonlijker reageren. Wie de klant ook aan de lijn krijgt, hij hoort iemand die zijn dossier kent.

Verschillende varianten, één moederartikel

Achter elk product van Euralpack zit veel technische informatie, en die moet voor de medewerkers overzichtelijk blijven. We hebben de artikelen daarom opgebouwd rond moederartikelen: één moederartikel draagt de technische eigenschappen, en de varianten daaronder verschillen alleen in parameters zoals dikte en lengte.

Een nieuw product toevoegen gaat daardoor snel. Vanuit het moederartikel genereert één druk op de knop de varianten, met de gekozen eigenschappen al overgenomen. Ook de EAN-codes voor het product en de verpakking maak je aan met een knop naast het veld waar ze thuishoren. Minder werk dus, en een pak minder kans op fouten.

Ook prijzen en marges met hoeveelheidsstaffels, meerdere leveranciers en vooraf geplande prijswijzigingen worden nu in het systeem zelf beheerd in plaats van in losse Excel-bestanden.

Technische Fiches in drie talen, met één druk op de knop

Technische fiches maken was vroeger knip- en plakwerk tussen verschillende systemen. Nu staat alle informatie centraal, dus genereert het systeem de fiches zelf, in drie talen en altijd met de juiste gegevens.

Versturen gebeurt vanuit de klantenfiche. Het systeem houdt bij welke klant welke fiche wanneer heeft gekregen. Komt er een nieuwe versie, dan wordt de oude gearchiveerd en staat de nieuwe meteen klaar voor de klant. Wat vroeger uren kostte, doet Euralpack nu in minuten.

Van bestelling tot levering, zonder omwegen

Herhaalorders, die vroeger product per product moesten worden opgezocht, staan nu met één handeling klaar vanuit de klanthistoriek. De juiste algemene voorwaarden in de taal van de klant hangen automatisch aan elke offerte. En projectorders met afroephoeveelheden worden nauwkeurig opgevolgd tot op de resterende eenheid.

Aan de inkoopkant toont één overzicht precies wat bijbesteld moet worden, houdt het systeem de verwachte leverdata bij en koppelt het elke aankoop aan de juiste verkoop. In het magazijn versnellen barcodes, scanners en heldere pick- en leverdocumenten het werk, en een dagelijkse routelijst stroomlijnt het transport.

Het resultaat is tastbare tijdwinst bij élke order, én leveringen die sneller en correcter bij de klant geraken.

Wat er nu anders is

Euralpack moest zich niet aanpassen aan de software. De software werd aan Euralpack aangepast. De omweggetjes via Globis en Excel zijn gestandaardiseerde flows geworden, met de nodige flexibiliteit waar dit nodig is. Helemaal volgens de standaarden van Euralpack en van de verpakkingsindustrie.

Het resultaat: minder overtypwerk, data die je makkelijker terugvindt, een voorspelbare voorraad, minder fouten. En vooral: tevreden klanten.